COS’È IL CICLO DEGLI ACQUISTI
Il ciclo degli acquisti, chiamato anche ciclo passivo, è tutto ciò che avviene prima della vendita di un bene o servizio a un cliente. In questo ciclo rientrano tutti i processi che s’instaurano tra azienda, fornitori e magazzino ed esso determina le uscite economiche per l’azienda.
Il ciclo passivo prevede le seguenti fasi:
- Richiesta e analisi delle offerte;
- Selezione del fornitore;
- Emissione e conferma dell’ordine di acquisto;
- Ricezione della merce o realizzazione del servizio;
- Controllo ricezione della merce o realizzazione del servizio;
- Ricezione e contabilizzazione della fattura;
- Pagamento della fattura.
Il ciclo passivo parte dalla necessità di acquistare prodotti e beni destinati al ciclo produttivo. La selezione del fornitore può essere effettuata grazie ad un e-procurement, un processo digitale finalizzato all’aiuto per l’acquisto di un prodotto o servizio che risponda alle esigenze aziendali. All’arrivo della merce si avvia la fase di controllo e registrazione elettronica della stessa su un applicativo ERP che governa il ciclo passivo. La bolla di consegna viene così “caricata” nel sistema informativo e determina la chiusura dell’ordine al fornitore. In seguito alla ricezione della fattura dal fornitore, si effettua un riscontro con l’ordine. Se il controllo ha un esito positivo si procede con la registrazione contabile facilitata dall’utilizzo di un software di gestione che integra il ciclo passivo. In questo caso il sistema contabile acquisisce in automatico i dati caricati all’arrivo della merce che vanno comunque verificati per evitare errori. Il ciclo passivo si conclude con l’ordine di pagamento. In quest’ultima fase bisogna tenere in considerazione la gestione finanziaria complessiva che prevede l’analisi degli incassi del ciclo attivo.
AUTOMAZIONE DEL CICLO PASSIVO
L’automazione del ciclo passivo è la digitalizzazione delle attività manuali nel processo di contabilità fornitori per ridurre al minimo il lavoro manuale ripetitivo e noioso. Questo processo automatizza soprattutto la parte della fatturazione in cui si passa dalle fatture cartacee alle fatture elettroniche. Automatizzare questo processo significa rendere più facile la vita lavorativa e porta a numerosi vantaggi:
- eliminazione del lavoro manuale;
- aumento del controllo e riduzione degli errori;
- riduzione dei costi di elaborazione delle fatture;
- elaborazione più rapida delle fatture e degli sconti per pagamenti anticipati;
- migliore visibilità sulla spesa con l’accesso a dati di fatturazione in real-time;
- migliore relazione con i fornitori
- riduzione dell’impronta di carbonio rendendo così l’impresa più sostenibile
- aumento dell’agilità aziendale rimanendo operativo da qualsiasi luogo in qualsiasi momento.
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