TRACE-DOC
Introduzione alla Soluzione TRACE-DOC
TRACE-DOC è una soluzione avanzata basata sulla tecnologia RFID sviluppata da Maestrale per gestire il ciclo di vita dei documenti in aziende con un alto volume di pratiche. Questa tecnologia offre tracciabilità da dispositivi mobili, rilevazione senza mani e un’identificazione massiva delle pratiche, consentendo una localizzazione immediata delle stesse.
Il Ruolo di GSE
Dal giugno 2010, GSE (Gestore dei Servizi Energetici) ha adottato la soluzione TRACE-DOC. GSE è un ente attivo dal 2005, controllato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, che gestisce oltre 130.000 pratiche cartacee legate agli impianti fotovoltaici. La soluzione implementata ha migliorato significativamente i processi di movimentazione e archiviazione dei documenti, aumentando l’efficienza e riducendo gli errori.
LA TECNOLOGIA RFID PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI
La tecnologia RFID ha consentito a GSE di ottimizzare la gestione delle pratiche cartacee. Con l’adozione del sistema, ogni pratica viene identificata univocamente, e la sua posizione può essere localizzata facilmente grazie all’uso di palmari mobili RFID. L’integrazione di gate RFID permette di monitorare i movimenti delle pratiche durante il loro transito tra le sedi e gli archivi di GSE.
Come Funziona il Sistema TRACE-DOC
- Etichettatura delle Pratiche: Ogni pratica riceve un tag RFID unico, che viene registrato nel database del sistema.
- Movimentazione e Monitoraggio: Le pratiche vengono sistemate in scatole contenenti circa 40 fascicoli. Ogni volta che una scatola transita attraverso un gate RFID, il sistema registra l’ingresso e l’uscita, aggiornando automaticamente la posizione delle pratiche.
- Ricerca e Localizzazione: Utilizzando palmari mobili RFID, gli operatori possono localizzare rapidamente le pratiche smarrite o fuori posto all’interno dei magazzini.
I Benefici dell’Automazione con TRACE-DOC
La soluzione TRACE-DOC ha automatizzato numerosi processi precedentemente gestiti manualmente, come la verifica della composizione delle scatole contenenti le pratiche e il monitoraggio dei movimenti di ciascun fascicolo. Inoltre, il sistema consente di trovare rapidamente pratiche smarrite o fuori posto.
Prospettive Future e Innovazione
Il prossimo obiettivo di GSE è l’automazione dei magazzini finali, dove le pratiche vengono conservate per 20 anni. La soluzione TRACE-DOC, sviluppata da Maestrale, garantirà una gestione sempre più efficiente delle pratiche, con l’introduzione di nuove tecnologie che ridurranno ulteriormente il margine di errore umano.
Conclusioni
TRACE-DOC ha dimostrato di essere una soluzione altamente efficace per la gestione del ciclo di vita dei documenti. GSE ha migliorato significativamente la propria efficienza grazie a questa tecnologia, che ha semplificato i processi di movimentazione e archiviazione dei documenti, aumentando la velocità e la precisione nelle operazioni quotidiane.
