MaeBiblio

Questo prodotto utilizza la tecnologia RFID

Di cosa si tratta?

Il software gestionale RFID MaeBiblio - Biblioteca Privata è stato studiato e realizzato per facilitare la gestione all'interno delle biblioteche e si è dimostrato subito dopo molto efficiente anche nel campo degli studi legali, dimostrando estrema flessibilità e riutilizzabilità in diversi ambiti anche grazie alla gestione puntuale delle pubblicazioni ed agli strumenti di ricerca integrati estremamente potenti.

I moduli sviluppati all'interno del sistema offrono queste principali funzionalità:

  • Controllo dell'archivio
  • Controllo degli accessi
  • Tracciabilità/rintracciabilità dei testi e delle pratiche
  • Antitaccheggio
  • Automazione Inventario
  • Automazione di prestiti, prestiti automatizzati, restituzioni, restituzioni automatizzate

Funzionamento di base

Su ogni documento viene apposto un tag adesivo e viene fatta un’associazione (tramite interfaccia grafica MaeBiblio) tra il codice del tag ed il documento stesso. Altrettanto può essere fatto per ogni scaffale/armadio in cui i documenti devono essere posizionati, memorizzando all’interno del tag RFID le coordinate che identificano la posizione (es.Armadio n°1, scaffale n°100, etc.). Nel sistema è presente anche la possibilità di visualizzare graficamente la posizione del documento.
Gli archivisti, durante l’inventario (o in caso di spostamento dei documenti) muniti di RFID Controller (Palmare fornito insieme al software), avvicinandosi al tag RFID posto sul documento e successivamente a quello posto sullo scaffale, effettueranno un’associazione documento - armadio/scaffale, definendone anche l’eventuale ubicazione/spostamento.

Prestito automatico

Per effettuare un prestito automatico si richiede la presenza presso ogni ufficio interessato all’automazione di almeno un personal computer, un lettore delle tessere identificative personali ed un lettore RFID.

Antitaccheggio

Per l'antitaccheggio è necessario un varco (gate RFID) che controlli che i documenti in uscita siano stati regolarmente assegnati ad un utente.
Il sistema permette inoltre l'assegnazione diretta del documento al soggetto in transito soltanto se identificato tramite la lettura della tessera.

Controllo accessi e autorizzazioni

Opzionalmente può anche essere implementato un controllo degli utenti abilitati ad accedere all'archivio dei documenti. Ad ogni utente viene rilasciato un tag transponder (standard Iso Card) al cui interno vengono memorizzati i dati essenziali relativi al permesso. Tramite password e sistemi crittografici, pertanto non falsificabili e/o duplicabili, l'utente autorizzato può accedere.
Il sistema consente di abilitare l'accesso solo alle persone dotate dei permessi necessari.

Prelievi volontari e involontari

Con MaeBiblio si possono gestire anche i prelievi di documenti dagli armadi, sia di tipo "volontario" sia di tipo "involontario". Chiunque o qualunque cosa (munito di tag RFID) transiti attraverso un varco (gate RFID), qualsiasi sia la posizione del documento in oggetto o l'intenzione dell'utente, il passaggio viene automaticamente rilevato (es. chi ha prelevato e cosa ha prelevato).
Il sistema è così in grado di assegnare automaticamente i documenti in uscita all'utente identificato con la tessera o segnalare l'anomalia.

Principali features

  1. Controllo dell'archivio
  2. Controllo degli accessi
  3. Tracciabilità / rintracciabilità dei testi e delle pratiche
  4. Antitaccheggio
  5. Automazione Inventario
  6. Automazione di prestiti, prestiti automatizzati, restituzioni, restituzioni automatizzate
  7. Archiviazione testi in formato PDF e ricerche libere sui testi/pratiche archiviati.
  8. Gestione sedi
  9. Tracciamento prestiti correlato di informazioni come il documento prestato, la persona che lo ha in prestito, data di ritiro, data di riconsegna prevista, ecc...
  10. Simboli grafici per identificare a colpo d'occhio il grado di accessibilità del documento
  11. Gestione capillare delle politiche di autorizzazione al prestito configurabili sia per gruppi di utenti che per singolo utente
  12. Storico dei prestiti e delle eventuali prenotazioni, visibile sia dall'utente limitatamente ai suoi dati, sia dall'amministratore in forma completa
  13. Sistema di sollecito restituzione automatico configurabile a più livelli di allarme
  14. Possibilità di escludere dalle ricerche i documenti obsoleti