TRACE-DOC

A R C H I V I O

ARCHIVIO DOCUMENTI GSE

E’ l’articolata soluzione basata su tecnologia RFID sviluppata da Maestrale per gestire il ciclo di vita dei documenti in un’azienda con molte pratiche.

Alcuni tratti peculiari dell’apporto tecnologico per la gestione dei documenti sono:

  • Tracciabilità da dispositivi mobili;
  • Rilevazione hand free;
  • Identificazione massiva delle pratiche e loro immediata localizzazione.

La soluzione TRACE-DOC è operativa da giugno 2010 in GSE (Gestore dei Servizi Energetici), ente attivo dal 2005 e controllato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze .

L’impianto tecnologico è volto a migliorare e snellire i processi di movimentazione e di archiviazione.

Inoltre garantisce la facile tracciabilità/rintracciabilità delle oltre 130.000 pratiche cartacee relative agli impianti fotovoltaici che GSE gestisce.

E’ importante sapere che lo scopo di GSE è promuovere uno sviluppo energetico sostenibile attraverso l’erogazione di incentivi economici destinati alla produzione energetica da fonti rinnovabili: eolica, idraulica, solare e geotermica.

A questo scopo sociale si aggiungono le azioni informative per diffondere la cultura dell’uso dell’energia a impatto ambientale zero.

Ad oggi infatti l’impiego di fonti rinnovabili è ancora troppo costoso per consentirne la diffusione, senza gli opportuni meccanismi di sostegno e di incentivazione.

Ecco perché GSE è  un attore di primo piano nell’attuazione delle scelte di politica energetica italiane anche a livello internazionale.

La società ha sede a Roma, in essa operano oltre 300 persone che gestiscono un archivio cartaceo relativo ad un parco di oltre 130.000 impianti.

LA TECNOLOGIA RFID NELLA GESTIONE DEI DOCUMENTI

GATE CONTROLLO PRATICHE

L’innovazione tecnologica nasce dall’esigenza di migliorare la gestione delle pratiche inerenti agli impianti fotovoltaici.

GSE è il soggetto attuatore che prima qualifica e poi eroga gli incentivi ed effettua attività di verifica di questi impianti.

Prima della meccanizzazione di Maestrale, se il protocollo ed etichettatura delle pratiche risultava impegnativo. Ancora più complesso era poterne seguire gli spostamenti, la catalogazione, l’archiviazione ed il ritrovamento. Quest’ultimo di fondamentale importanza per GSE, considerando l’obbligo di conservazione di tutti i fascicoli per 20 anni .

La necessità di meccanizzare l’archiviazione è nata quindi dall’esigenza di snellire i processi di movimentazione delle pratiche.

Per la gestione delle 130.000 pratiche, è stata adottata la soluzione tecnologica “TRACE-DOC” realizzata dalla  Maestrale Information Technology.

Per comprendere tutti  i vantaggi della soluzione  per questa azienda, occorre considerare l’enorme volume cartaceo da gestire.

In particolare, i documenti inerenti i servizi energetici erogati, ossia le pratiche andate a buon fine, sono archiviati in apposite cartelle inserite all’interno di scatole di plastica o cartone.

Questi contenitori vengono poi movimentati tra le varie sedi e archivi di GSE.

Per tenere traccia degli spostamenti sono stati allestiti dei gate RFID che rilevano il transito in ingresso/uscita delle suddette pratiche.

 

IL FLUSSO INFORMATIVO

Il flusso informativo per battezzare i Tag da abbinare alle pratiche è il seguente:

  1. I dati di ciascuna pratica vengono importati dal data-base del protocollo (es. numero pratica, protocollo e data, soggetto responsabile, potenza energetica erogata e commissione per la valutazione);
  2. Si procede alla stampa massiva delle etichette RFID da applicare alle pratiche, assegnando così un codice di Tag RFID univoco ad ogni pratica;
  3. Le pratiche sono inserite in scatole, ciascuna contenente circa 40 fascicoli cartacei. Durante questa operazione e fino al termine del confezionamento della scatola, ogni cartella inserita è avvicinata ad un lettore RFID per controllare la correttezza dell’inserimento. Infine viene effettuata l’assegnazione della pratica alla scatola in base al criterio della commissione incaricata di valutarla;
  4. Transitando successivamente nei gate RFID, il contenuto delle scatole viene automaticamente rilevato sia in uscita che in entrata, registrando per ogni pratica la data e l’ora del transito.

D’ora in poi è anche possibile conoscere l’esatta ubicazione delle pratiche grazie all’uso di palmari mobili RFID.

Qualora la pratica dovesse essere prelevata dal magazzino, TRACE-DOC permette di registrare data, ora ed utente richiedente, modificando anche lo stato della pratica.

Di seguito vengono riepilogate le funzioni di TRACE- DOC:

  • Stampa Tag;
  • Apposizione del Tag RFID;
  • Composizione delle scatole;
  • Entrata ed uscita dei documenti dalle varie sedi;
  • Localizzazione in magazzino;

Questo software si compone di più moduli:

  • L’applicazione web per l’amministrazione generale del sistema;
  • L’applicazione client/server per la stampa delle etichette da applicare alle cartelle;
  • Il servizio per la gestione dello scarico delle informazioni dai gate RFID;
  • L’applicazione su palmare interfacciata con un web service.

 

PERCHE’ TRACE-DOC?

C A S S A D O C U M E N T I

CASSA MOVIMENTO PRATICHE

TRACE-DOC, soluzione realizzata da Maestrale, poggia su tecnologia RFID. Il suo scopo è automatizzare i numerosi processi precedentemente svolti a mano.

Questi processi sono:

  • Identificazione massiva delle pratiche in ingresso ed uscita dalle sedi;
  • Verifica della corretta composizione delle scatole contenenti le cartelle e la loro automatica tracciabilità negli spostamenti;
  • Rapida ed efficiente ricerca delle pratiche smarrite o fuori posto all’interno del magazzino.

Gli obiettivi futuri riguardano l’automazione dei magazzini ‘finali’, dove le pratiche sono ‘stoccate’ per 20 anni.

Da questi magazzini le pratiche sono saltuariamente riprese per verifiche/controlli, nonché per la ‘bonifica’ di quelle stoccate senza etichetta elettronica RFID.

Dopo i test di Aprile 2010 rivolti a individuare l’architettura RFID migliore, la soluzione TRACE-DOC in GSE  è operativa da Giugno 2010.

Nel secondo semestre 2010  sono state registrate e caricate nella soluzione TRACE-DOC quasi 33.000 pratiche.

Di queste 31.000 sono state spostate nel magazzino, con una piena funzionalità del sistema di tracciamento e rintracciamento.

 

ARCHITETTURA RFID IN TRACE-DOC

S C H E M A A B L O C C H I

Schema a blocchi soluzione TRACE-DOC

Il  sistema TRACE-DOC in GSE si basa su tecnologia RFID in banda UHF con i seguenti componenti:

  • Un gate RFID  composto da un controller long range LRU3500 collegato a 4 antenne UHF 270×270. Il gate normalmente spento, si attiva con il  segnale del sensore a raggi infrarossi che rileva sia l’avvicinarsi dell’operatore con il  carrello, sia la direzione: in ingresso o in uscita;
  • Palmare mobile RFID;
  • Stampante Toshiba RFID per la stampa dei Tag;
  • Controller RFID mod. Redava PRU50 da tavolo, con antenna induttiva interna;
  • Tag UHF EPC G2, modello Paper Label ISO 18000-6 (chip Alien), apposti sulla faccia anteriore di ogni cartella e su ogni contenitore blu.

La piattaforma Software Web TRACE-DOC è implementata su sistema operativo Microsoft Windows 2008 con attivo il servizio web di IIS 6 o superiore; l’applicazione è sviluppata da Maestrale in  Dot Net Framework 3.5.

Il Data Base è Microsoft sql Server 2008.

 

Si ringrazia per la gentile concessione dell’articolo

Paola Visentinp.visentin@rfidglobal.it  -responsabile Marketing RFID Global –

Via Giuseppe Zanardelli, 13/A  25062 Concesio (Bs) Tel. 030 200 8149

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